Mängelmeldung/Beschwerdemanagement

Zielsetzung ist der möglichst automatisierte Ablauf einer Mängelmeldung kombiniert mit einem Höchstmaß an Bürgerfreundlichkeit.

Per Eingabemaske wird vom Bürger der Mangel (z.B. Straßenschäden, defekter Gullydeckel, defekte Straßenlampe u.ä.) im Internet gemeldet.
Über den E-Mail-Eingang erhält der aufmerksame Bürger eine Bestätigungsmail von der Kommune/dem Amt.

Für die unkomplizierte Datenverarbeitung ist der Bürgerclient so angelegt, dass ganz konkrete Daten abgefragt werden.
Dazu werden in den Bürgerclient im Content Management System entsprechende Basisfunktionen von GIS-Lösungen auf der Basis von Open Source Produkten eingebunden, um systemunabhängig verschiedene Verfahren und Lösungen anbinden zu können. Im Hintergrund werden nun alle relevanten Datenströme, wie z. B. Datenbanken der Verkehrsbetriebe, Straßenlaternenverzeichnis, Verzeichnis von Bushaltestellen, etc., vernetzt und gebündelt.
Technisch wird dies durch das Content-Management-System (CMS) «EDITH®» möglich, das nach erfolgter Bündelung den Datensatz per Schnittstelle an das Dokumentensystem «REGISAFE» übergibt.

Für den Fall, dass ein Rahmenvertrag existiert, werden nun die Daten automatisch an den zuständigen kommunalen Sachbearbeiter, an den Bürgermeister und an die per Rahmenvertrag zuständigen Fachfirmen (als Auftrag) übergeben.

Bei anderen Mängeln ohne Rahmenvertrag geht die Mängelmeldung direkt an den zuständigen Sachbearbeiter. Dieser bestimmt die nächsten Schritte, erteilt also entweder eine Ablehnung oder startet das Verfahren zur Schadensbeseitigung. Muss etwa eine größere Maßnahme in der Sitzung beraten werden, erhalten Bürgermeister bzw. der Vorsitzende eine elektronische Mitteilung zur Schadensbehebung. Und auch die Auftragsvergabe zur Schadensbeseitigung kann dem Bauhof bzw. einer Firma digital übermittelt werden.

In jedem Fall erhält der Hinweisgeber/Bürger automatisch eine elektronische Benachrichtigung oder kann sich über einen LogIn-Bereich über den aktuellen Sachstand seiner Meldung informieren.

Alles wird also weitestgehend elektronisch anhand eines vordefinierten Workflows zwischen CMS und DMS abgewickelt.